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Tax-CMS

Das sog. Tax-Compliance Management System (kurz „Tax CMS“) rückt durch die Veröffentlichung des BMF Schreibens zu § 153 AO am 23. Mai 2016 immer mehr in den Fokus für Steuerpflichtige und gesetzliche Vertreter. Wir möchten Ihnen das Thema Tax-CMS greifbarer machen und beantworten Ihnen im nachfolgenden FAQ die häufigsten Fragen und zeigen Ihnen auf, wie wir Ihnen bei der Umsetzung und Etablierung eines Tax-CMS helfen können.

Was ist ein Tax CMS?

Ein Tax-CMS setzt sich aus den folgenden Begrifflichkeiten zusammen:

  • Tax („Steuern“)
  • Compliance („Einhalten von Vorgaben und Regularien“)
  • Management System („unternehmensinterne Überwachungssystem“)

Kurz gesagt, ist ein Tax-CMS ein internes Kontrollsystem für Steuern. Das interne Kontrollsystem ist bei jedem Unternehmen vorhanden. Unter Steuern fallen dabei alle Steuerarten wie bspw. Lohnsteuer, Umsatzsteuer, Ertragsteuer, Zölle oder auch Abzugssteuer.

Das bekannteste Kontrollsystem ist das sog. Vier-Augen-Prinzip, in dem bspw. sichergestellt wird, dass keine Rechnung gezahlt wird, ohne dass eine unabhängige Person die Rechnung geprüft und freigegeben hat. Ergänzend werden solche Abläufe durch interne Vorgaben oder auch vorgelagerte IT-Kontrollen. Gerade die IT-Kontrollen gewinnen immer mehr an Bedeutung, da in Unternehmen oftmals Massentransaktionen jeden Tag abgebildet werden. Eine manuelle Prüfung von jedem Geschäftsvorfall verliert heutzutage aufgrund der Anzahl an Transaktionen jeden Tag immer mehr an Bedeutung. Das Tax-CMS ergänzt somit das interne Kontrollsystem eines Unternehmens für den Bereich Steuern und die daraus ergebenden speziellen Voraussetzungen.

Welches steuerliche Haftungsrisiko bestehen für Steuerpflichtige bzw. gesetzliche Vertreter?

Ein Steuerpflichtiger bei Personengesellschaften/Einzelunternehmen oder der gesetzliche Vertreter bei Kapitalgesellschaften muss besondere steuerliche Pflichten erfüllen. Hierunter fallen u.a. die vollständige Erklärung aller Geschäftsvorfälle bzw. Einkünfte gegenüber dem Finanzamt. Allerdings passiert es immer wieder, dass z.B. durch Zeitdruck, lückenhafte Dokumentation oder Vertretungen, Fehler passieren. Erkennt der Steuerpflichtige bzw. der gesetzliche Vertreter nachträglich, dass eine von ihm oder für ihn abgegebene Erklärung objektiv unrichtig oder unvollständig ist und dass es dadurch zu einer Steuerverkürzung gekommen ist, dann müssen diese Erklärungen nach § 153 AO zwingend berichtigt wird.

Hier entsteht ein erhebliches Risiko für die verantwortlichen Unternehmensvertreter. Die Berichtigung von Einkünften kann dazu führen, dass eine Steuerhinterziehung bzw. leichtfertige Steuerverkürzung vorliegt. Voraussetzung hierbei ist, dass die Tat sowohl vorsätzlich als auch leichtfertig begangen wurde. Schuldhaftes Verhalten obliegt nicht nur allein den Steuerpflichtigen bzw. gesetzlichen Vertretern, sondern auch den Mitarbeitern. Das bedeutet im Klartext, auch für die Fehler von Mitarbeiter, sind die Verantwortlichen haftbar.

Welche Verbindung hat ein Tax CMS zu den steuerlichen Haftungsrisiken?

Durch die Veröffentlichung des BMF-Schreibens zu § 153 AO vom 23. Mai 2016 wurde eine wichtige Grundlage geschaffen, um die Verantwortlichen vor solchen Risiken zu schützen. Zwar wird hierbei der Begriff Tax-CMS nicht direkt erwähnt, jedoch durch einen gesonderten Verweis auf § 153 Tz. 2.6 AEAO beschrieben.

Demnach ist ein Tax-CMS ein wichtiges Indiz, das gegen eine vorsätzliche oder eine leichtfertige Steuerhinterziehung bzw. Steuerverkürzung spricht. Bei einer Ermittlung gegen die Verantwortlichen durch die Berichtigung von Einkünften, hat die Finanzverwaltung zwingend das Tax-CMS zu berücksichtigen. Das führt dazu, dass die Nachmeldung von Einkünften, eine reine Berichtigung gemäß § 153 AO darstellt, wovon die Verantwortlichen aufgrund möglicher Haftungsinanspruchnahme befreit werden können.

Aufgrund des Haftungsrisikos von Steuerpflichtigen und gesetzlichen Vertretern, ist daher die Einführung eines Tax-CMS jedem Unternehmer zu empfehlen.

Ergeben sich weitere Vorteile eines Tax CMS?

 

Einfach ausgedrückt, ja! Das Tax-CMS hat nicht nur Vorteile bei einer Berichtigung nach § 153 AO. Es kann Ihnen als Verantwortlicher eines Unternehmens auch neue Möglichkeiten bieten und bisher ungenutzte Chancen in Ihrem Unternehmen aufzeigen, wie:

  • Vermeidung von Steuernachzahlungen und Zinsrisiken
  • Kein Reputationsschaden bzw. Imageschäden
  • Transparenz aller internen Abläufe und Prozesse
  • Erkennen von möglichen Kosteneinsparungen
  • Digitalisierung von Prozessen
  • Effizienzsteigerung und Risikominimierung
  • Vorteil gegenüber Mitbewerbern
  • Frühzeitige Vorbereitung auf künftige Betriebsprüfungen

Wie erfolgt der Aufbau und die Einführung eines Tax CMS?

 

Der Aufbau und die Einführung eines Tax-CMS sind das Kernstück des Prozesses. Der Schwerpunkt liegt darin, die steuerlichen Verpflichtungen in einem Unternehmen durch angemessene Kontrollen und Prozesse zu überwachen. Dieser Prozess kann in vier Phasen untergliedert werden:

1) Geschäftsprozessanalyse

Zunächst müssen alle Geschäftsprozesse im Hinblick auf den Aufbau sowie die bestehenden steuerlichen Risiken genauer analysiert werden. Das Institut der Wirtschaftsprüfer hat dabei die wesentlichen sieben Grundelemente bestimmt, die in den Geschäftsabläufen eingebunden werden müssen:

  • Compliance-Kultur: Welche Unternehmenswerte sind von Bedeutung?
  • Compliance-Ziele: Welche Ziele im Unternehmen sollen erreicht werden?
  • Compliance-Risiken: Welche strategischen Risiken sollen verfolgt werden?
  • Compliance-Programm: Welche Maßnahmen bestimmen die Risiken?
  • Compliance-Organisation: Wie soll das Compliance-System aufgebaut werden?
  • Compliance-Kommunikation: Welche regelmäßigen Regelwerke sollen eingeführt werden?
  • Compliance-Überwachung und Verbesserung: Welche Kontrollen dienen der Überwachung und wie werden die Kontrollen aktualisiert und nachgebessert?

Die Analyse in der 1. Phase erfolgt dabei im Wesentlichen durch Interviews, Matrizen und Checklisten. Eine Auswertung samt Bericht erhalten Sie nach Fertigstellung der Geschäftsprozessanalyse. Im Anschluss erhalten Sie einen Vorschlag zum weiteren Vorgehen und wir diskutieren gemeinsam über die daraus gewonnenen Erkenntnisse. Bereits im ersten Schritt erhalten Sie tiefgründige Erkenntnisse über Ihr Unternehmen, woraus nicht nur das Tax-CMS abgeleitet werden kann. Auch generelle Compliance Anforderungen zeigen hier bereits, ob diese wirksam im Unternehmen umgesetzt wurden.

2) Identifizierung von steuerlichen Risikofeldern

In Abhängigkeit den gewonnenen Erkenntnissen aus der 1. Phase, werden in der 2. Phase, die steuerlichen Risikofelder identifiziert. Da jedes Unternehmen unterschiedliche Schwerpunkte hat, fallen die Risiken unterschiedlich hoch bzw. niedrig aus. Typische Risikofelder können bspw. sein:

  • Ertragsteuer
  • Umsatzsteuer und Zölle
  • Lohnsteuer und Sozialversicherung
  • Verbrauchsteuer
  • Abzugssteuer
  • Energiesteuer
  • Verrechnungspreise
  • Sonstige Mitteilungspflichten 

Die Risikofelder werden dabei im Detail untersucht und eine Risikoeinschätzung abgegeben. Eine typische Risikoeinschätzung erfolgt durch die Beurteilung der bislang etablierten Kontrollen sowie Prozesse. Wir erstellen Ihnen daraus einen Maßnahmenplan. Aus diesem Maßnahmenplan ergibt sich der Handlungsbedarf, welcher notwendig ist, um die Anforderungen eines Tax-CMS zu gewährleisten. Während aller Phasen stehen wir mit Ihnen im offenen Austausch sowie mit weiteren möglichen Verbesserungsvorschlägen an Ihrer Seite.

3) Einführung des Tax-CMS

Erst jetzt werden die Risikofelder aus der 1. und 2. Phase in Ihrem Unternehmen, anhand von Kontrollen und Leitlinien, umgesetzt, damit Sie die bestehenden Risiken durch geeignete Maßnahmen minimieren können. Hierzu zählen bspw.:

  • CMS-(Steuer-) Handbuch
  • Organisationsrichtlinien und Ablaufhandbuch
  • Arbeitsanweisungen und Checklisten
  • Einführung und Festhalten von Kontrollen bzw. Maßnahmen
  • Etablierung eines Entscheidungsworkflows
  • Notwendige Anpassungen von Geschäftsprozessen
  • Schulung von Mitarbeitern

Diese Phase dient allein der Minimierung der Risikofelder und ist das Kernstück des Tax-CMS. Die erste und zweite Phase unterstützt hierbei, die notwendigen Risikofelder zu identifizieren und daraus abgeleitet Maßnahmen in der Ablauf- und Aufbauorganisation einzuführen. Danach erfolgt eine Testphase sowie die Schulung von Mitarbeitern, bevor die Etablierung des Tax-CMS fertiggestellt werden kann. Mit einem zeitlichen Abstand, werden die neu etablierten Prozesse nochmals auf Ihre Wirksamkeit überprüft, um sicherzustellen, dass die Compliance Richtlinien auch weiterhin eingehalten werden.

4) Zertifizierung und fortlaufende Aktualisierung des Tax-CMS

Optional kann das Tax-CMS von einem Wirtschaftsprüfer geprüft und auf seine Wirksamkeit testiert werden. Hier können wir Ihnen gerne Kontakt zu kooperierenden Wirtschaftsprüfern herstellen. Dadurch wird das Tax-CMS von einem unabhängigen Dritten geprüft und entsprechend zertifiziert. Das ist besonders für größere Unternehmen interessant, die aufgrund von Vorgaben durch Banken und Investoren eine hinreichende Sicherheit und Wirksamkeit bescheinigt haben wollen.

Weiterhin muss das Tax-CMS aufgrund von geänderten steuerlichen Vorschriften fortlaufend überprüft und ggf. angepasst werden. Typischerweise passiert das durch die Jahressteuergesetze, durch die steuerliche Vorschriften angepasst, gestrichen oder neu eingeführt werden. Insofern außerordentliche Gesetzesvorhaben wie durch EU-Richtlinien eingeführt werden, erfolgt eine Anpassung des Tax-CMS direkt nach Verabschiedung der neuen Vorgaben. Wir unterstützen Sie auch bei der Aktualisierung, damit Sie immer aktuell bleiben!

Fazit

 

Ein Tax CMS rückt immer mehr im Mittelpunkt von Unternehmen, aufgrund der ansteigenden Komplexität von Prozessen und steuerlichen Vorschriften Die meisten größeren Unternehmen haben bereits ein bestehendes (Steuer-) Kontrollsystem aufgebaut oder neu eingeführt. Allerdings sind viele kleine und mittelständische Unternehmen zurückhaltend, obwohl sich dadurch neben der Entkräftung der Steuerhinterziehung, viele weitere Vorteile ergeben. Nicht nur der Steuerpflichtige alleine, sondern das ganze Unternehmen, kann durch die Einführung eines Tax CMS profitieren. Das genauere Durchleuchten von Prozessen verschafft Transparenz und kann oftmals veraltete Arbeitsanweisungen auf den neusten Stand bringen. 

Die Finanzverwaltung hatte bereits vor einigen Jahren mit dem Thema Verfahrensdokumentation, einen wichtigen Meilenstein zur Digitalisierung vorgelegt. Nunmehr bildet das Tax CMS einen zweiten wichtigen Meilenstein. Die Finanzverwaltung eröffnet sich damit immer mehr dem digitalen Zeitalter und zeigt gleichauf, wie man steuerliche Risiken minimieren kann. Aktuell erfolgt ein weiterer wichtiger Schritt mit der Umsetzung von digitalen Betriebsprüfungen. Es liegt auf der Hand, dass die Finanzverwaltung bewusst Hilfestellungen gibt, um Steuerpflichtige für die Zukunft Chancen und Risiken aufzuzeigen und wie man diese am besten minimieren kann.

Bei der Umsetzung eines Tax CMS, unterstützen wir Sie sehr gerne. Falls wir Ihr Interesse geweckt haben, dann vereinbaren Sie gerne mit uns einen persönlichen oder auch digitalen Gesprächstermin!

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