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Verfahrensdokumentation

Die Finanzverwaltung hatte im BMF Schreiben vom 14. November 2014 erstmalig die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz „GoBD“) eingeführt. Die letzte Änderung ergab sich in der Neufassung der GoBD 2020 und erweitert die digitalen Möglichkeiten zur Aufbewahrung und Erfassung von digitalen Nachweisen für Steuerpflichtige. Ein wesentliches Merkmal der GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation dient als Nachweisfunktion gegenüber der Finanzverwaltung, dass der Steuerpflichtige die Vorgaben der GoBD erfüllt. Kann eine Verfahrensdokumentation nicht vorgelegt werden, können erhebliche Hinzuschätzungen während einer Betriebsprüfung drohen. Wir stellen Ihnen in den nachfolgenden FAQ die wichtigsten Fakten rund um die Verfahrensdokumentation vor und zeigen Ihnen, wie wir Ihnen bei der Umsetzung unterstützen können.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt Ihren organisatorischen und technischen Ablauf in der Buchhaltung. Dazu gehören neben dem typischen Buchhaltungssystem auch alle vor- und nachgelagerten Systeme, wie Warenwirtschaft, Zahlungsdienstleister, Zeiterfassung oder auch Online-Portale. Vereinfacht gesagt, sollen in der Verfahrensdokumentation alle Prozesse beschrieben werden, aus denen sich die Buchhaltung ergibt. Dadurch soll ein unabhängiger Dritte, wie bspw. der Betriebsprüfer, einen Überblick erhalten, welche Systeme in der Buchhaltung eingesetzt werden.

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Grundsätzlich ist jeder Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, insbesondere Einnahmen-Überschuss-Rechner, verpflichtet eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Hierbei müssen die IT-gestützten Prozesse abgebildet sowie den Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten in elektronischer Form nachgekommen werden. Das bedeutet, jeder Steuerpflichtige ist dazu verpflichtet, unabhängig von der Größe oder Branche, eine derartige Dokumentation vorzulegen. Größenabhängige Erleichterungen für kleine Betriebe gibt es nicht, lediglich der Umfang der Verfahrensdokumentation ist geringer als bei größeren Betrieben.

Wie ist die Verfahrensdokumentation aufgebaut?

 

Eine Verfahrensdokumentation umfasst nach den GoBD die folgenden Inhalte:

  • Allgemeine Beschreibung (Organigramm, Aufbau des Unternehmens, Prozessablauf)
  • Anwenderdokumentation (Arbeitsanweisungen, Handbücher, Beschreibungen)
  • Technische Systemdokumentation (IT-Systeme, Schnittstellen, Datenschutz)
  • Betriebsdokumentation (Zugriffsrechte, Datensicherung, IT-Sicherheit)
  • Internes Kontrollsystem (Funktionstrennung, Verarbeitungs- und Erfassungskontrollen)

Die oben genannten fünf Inhalte bilden insgesamt die Verfahrensdokumentation. Allerdings sind der Umfang und Schwerpunkt bei jedem Unternehmen unterschiedlich, da die Prozesse und eingesetzten IT-Systeme in jedem Unternehmen verschieden sind. 

Können durch eine Verfahrensdokumentation alle Papierbelege entsorgt werden?

 

Weiterhin besteht durch Erstellung einer Verfahrensdokumentation die Möglichkeit, ein papierloses Büro zu werden. Das bedeutet für Sie keine Ordner mit Belegen aufbewahren zu müssen. Sie speichern Ihre elektronischen Daten und Rechnungen alle digital, insofern diese durch die notwendige Dokumentation und Vorgaben mit der GoBD im Einklang stehen. Hierfür ist eine sog. „Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen“ notwendig. Allerdings sind die Vorschriften seitens der Finanzverwaltung sehr streng und bedürfen eine genaue Durchleuchtung des Prozesses, einschließlich der notwendigen Dokumentation.

Welche weiteren Vorteile ergeben sich durch die Einführung einer Verfahrensdokumentation?

 

Die Einführung einer Verfahrensdokumentation hat neben der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben noch einige weitere Vorteile für Steuerpflichtige, wie:

  • Offenlegung eines Kontrollsystems
  • Transparenz der internen Prozesse
  • Optimierungspotentiale wird bei der Erstellung oftmals erkannt
  • Dokumentation kann als Nachfolgeplanung genutzt werden
  • Bei Wechsel von Mitarbeitern erfolgt kein Informationsverlust
  • Im Anschluss kann die Dokumentation für ein vollständiges Tax CMS genutzt werden

 

Aufgrund der rechtlichen Verpflichtung für alle Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften, ist das Thema Verfahrensdokumentation für jeden Steuerpflichtigen relevant. Die Finanzverwaltung stellt das Thema durch die Digitalisierung und auch bei Betriebsprüfungen immer mehr in den Fokus. Falls keine Dokumentation vorgelegt werden kann, hat der Betriebsprüfer das Recht Mehrgewinne hinzu zu schätzen, was zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann.

Neben der Verfahrensdokumentation hat die Finanzverwaltung, aufgrund fortlaufender Digitalisierung von Unternehmen, das Thema Tax CMS weiterentwickelt. Die Finanzverwaltung öffnet sich damit immer mehr dem digitalen Zeitalter und zeigt gleichauf, wie man steuerliche Risiken minimieren kann. Die digitalen Betriebsprüfungen bilden den nächsten wichtigen Schritt und die Finanzverwaltung gibt Steuerpflichtigen bewusst Hilfestellungen, um für die Zukunft Chancen und Risiken aufzuzeigen und wie man diese am besten minimieren kann. Eine Verfahrensdokumentation kann der erste wichtige Schritt zur Erfüllung der rechtlichen Vorgaben für Steuerpflichtige sein.

Bei der Einführung einer Verfahrensdokumentation, unterstützen wir Sie sehr gerne. Falls wir Ihr Interesse geweckt haben, dann vereinbaren Sie gerne mit uns einen persönlichen oder auch digitalen Gesprächstermin!

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